Praktik Membangun Komunikasi Efektif dalam Bisnis

Seiring dengan keahlian menulis yang baik, skill komunikasi juga turut menjadi bagian fundamental dunia bisnis saat ini.

Mungkin beberapa orang berpandangan bahwa kemampuan berkomunikasi dengan orang lain sudah mereka terima secara alamiah sejak kecil, sehingga seringkali menganggap kemampuan ini sebagai ‘berkah’ yang tidak perlu untuk dipelajari lebih lanjut.

Namun, bagaimana dengan komunikasi efektif?

Apakah semua orang dianugerahi kemampuan untuk bertukar ide, informasi, dan umpan balik secara efektif sesuai dengan konteks dan tujuan?

Tantangan baru juga muncul seiring disrupsi digital akibat pandemi.

Bagaimana jika komunikasi paling dominan terjadi tanpa tatap muka?

Komunikasi efektif telah lama diakui sebagai kemampuan dasar yang harus dibangun, khususnya dalam lingkungan kerja digital.

Tulisan ini akan membahas pentingnya kemampuan komunikasi efektif, cara mewujudkan kemampuan tersebut, dan membangunnya dalam perkembangan bisnis saat ini.

Apa itu Effective Communication?

Komunikasi efektif adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih di mana pesan yang dimaksud berhasil disampaikan, diterima, dan dipahami.

Layaknya permainan tenis, komunikasi memiliki pola maju mundur dengan penyesuaian antara tembakan dan respon lawan.

Komunikasi efektif menyangkut semua pola yang saling berhubungan untuk mencapai sebuah “shared meaning”.

Dalam lingkup bisnis, komunikasi menjadi salah satu fungsi dasar manajemen dalam membuat rencana, keputusan, dan struktur yang baik.

Komunikasi dalam bisnis adalah kemampuan untuk membangun hubungan berdasarkan pertukaran informasi antar karyawan internal bisnis, hingga komunikasi dengan pihak eksternal seperti vendor dan distributor, pelanggan dan klien, serta pihak bisnis lainnya.

Keberhasilan perusahaan menciptakan hubungan internal dan eksternal yang lebih baik, meningkatkan keterlibatan karyawan, meminimalisir konflik, dan menghasilkan tenaga kerja yang produktif tidak lepas dari upaya untuk membangun komunikasi efektif dalam kerangka bisnis perusahaan.

Pentingnya Effective Communication saat Remote Working

Sejak tahun 2020, seluruh dunia semakin bergantung pada teknologi untuk tetap terhubung.

Survei Expert Market pada 100 bisnis di Amerika Utara dan Eropa menunjukkan bahwa 74% perusahaan sudah memberlakukan sistem kerja remote sejak tahun 2020–naik pesat dibandingkan sebelum pandemi melanda, di mana hanya 26% bisnis yang menerapkan sistem kerja remote.

Kemudian satu pertanyaan muncul, apakah komunikasi efektif benar-benar penting untuk dibangun?

Ya, dengan transformasi cara kerja baru, beberapa bisnis sedang berjuang untuk membangun praktik terbaiknya dalam hal komunikasi.

Merujuk laporan Workplace Communication Statistics, 86% karyawan dan eksekutif mengakui minimnya komunikasi efektif dan kolaborasi sebagai penyebab utama kegagalan proyek di tempat kerja.

Di sisi lain, menurut laporan McKinsey, kolaborasi dan penerapan komunikasi efektif dalam tim dapat meningkatkan produktivitas mereka sebanyak 25%.

Komunikasi efektif mungkin bukanlah satu-satunya solusi pemecahan masalah, namun tetap jadi cara yang paling efektif untuk mempertahankan keselarasan dan produktivitas di tengah perubahan signifikan sistem kerja saat ini.

Praktik Effective Communication yang Perlu Kamu Kuasai

Komunikasi efektif di tempat kerja menjadi salah satu elemen utama kesuksesan bisnis.

Oleh karena itu, komunikasi efektif sangat dibutuhkan di berbagai aktivitas komunikasi bisnis.

Contoh praktik komunikasi efektif yaitu business writing, speech presentation, collaborative communication, dan virtual communication.

Business Writing

Business writing adalah komunikasi tertulis yang bersifat langsung, jelas, dan dirancang untuk dapat dibaca dengan cepat karena digunakan dalam lingkungan profesional.

Komunikasi tertulis dalam lingkup bisnis biasanya tertuang pada proses penulisan proposal, presentasi, dan laporan perusahaan.

Dengan waktu belajar dan latihan yang cukup, kamu juga bisa menjadi business writer efektif dengan memahami beberapa praktik terbaik business writing.

Setidaknya terdapat tujuh prinsip komunikasi tertulis yang membantu memastikan bahwa penulisan telah disusun dengan efektif.

Prinsip “7Cs of Effective Business Writing” mencakup:

1. Completeness
2. Clarity
3. Courtesy
4. Consideration
5. Correctness
6. Conciseness
7. Concreteness.

Menjadi satu catatan penting, business writing yang efektif juga dibangun dengan menempatkan tulisan dalam satu fokus utama, yaitu menulis sesuai dengan apa yang dibutuhkan audiens.

Business writing yang baik mampu menyampaikan informasi penting tanpa meninggalkan perspektif audiens.

Komunikasi tertulis yang efektif perlu menetapkan segmentasi audiens untuk menentukan bagaimana kamu akan menulis.

Maka sebelum menulis sesuatu, kamu perlu memahami dengan tepat alasan menulisa dan untuk siapa tulisan tersebut ditujukan.

Jawaban pertanyaan tersebut akan memengaruhi tentang apa dan bagaimana tulisan akan disampaikan.

Speech Presentation

Speech presentation biasanya dilakukan dalam bingkai pengaturan formal—lingkungan bisnis, teknis, profesional, dan ilmiah.

Presentasi yang baik adalah presentasi yang bisa menyalurkan komunikasi antara presenter dan audiens.

Presentasi yang efektif memanfaatkan hubungan antara presenter dan audiens sebaik-baiknya, sehingga dalam proses penyusunannya pun memerlukan pertimbangan kebutuhan audiens.

Presentasi yang tepat sasaran adalah presentasi yang bisa menangkap minat audiens, mengembangkan pemahaman mereka, hingga akhirnya menginspirasi mereka untuk membantu mencapai tujuan presentasi.

Dalam praktiknya, presentasi disusun oleh beberapa hal yaitu, penetapan tujuan, pertimbangan audiens dan pesan utama, pengembangan konsep, hingga proses persiapan dan penyampaian.

Tujuan Presentasi

Tentukan tujuan utama presentasi dilakukan, apakah untuk menginformasikan, membujuk, memotivasi, mempromosikan, dan lain-lain.

Penetapan tujuan akan menjadi acuan penyusunan presentasi agar tidak lepas dari apa yang ingin dicapai.

Audiens dan Pesan Utama

Pastikan pesan yang disampaikan tepat menyasar pada audiens yang dituju.

Penyusunan presentasi perlu memperhatikan pemahaman audiens, harapan audiens, dan kemungkinan reaksi audiens atas informasi yang diberikan.

Pengembangan Konsep

Presentasi harus dibuka dengan penyampaian yang mampu menarik perhatian audiens.

Setelah atensi audiens tertuju pada presenter, hal penting yang perlu diperhatikan adalah penyampaian isi dari presentasi.

Menyusun garis besar konsep dan poin presentasi akan sangat membantu pengembangan konsep.

Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa setiap elemen telah terpenuhi dan berada di tempat yang tepat.

Persiapan

Untuk menyampaikan presentasi terbaik dan mengurangi ketegangan saat tampil sebagai presenter, kamu wajib berlatih.

Pada saat berlatih, cobalah untuk mengidentifikasi kelemahan dalam penyampaian presentasi agar bisa diperbaiki sebelum tampil.

Penyampaian

Dalam presentasi, tantangan yang biasanya muncul adalah bagaimana kamu menyampaikan presentasi dengan tenang dan jelas.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, di antaranya penarikan perhatian, pengelolaan kecemasan, serta penerapan teknik komunikasi verbal (nada, volume, penekanan, dan pengucapan), dan komunikasi non-verbal (gerakan, postur, dan ekspresi wajah).

Collaborative Communication

Komunikasi dan kolaborasi di lingkungan kerja adalah konsep yang berkesinambungan.

Tujuan komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah untuk meningkatkan kolaborasi.

Komunikasi kolaboratif harus menjadi standar kerja tim karena mampu menonjolkan transparansi dan keterbukaan bagi pekerja untuk berbagi ide dan gagasan.

Survei Queens University of Charlotte menunjukkan bahwa 75% perusahaan memandang kolaborasi dan kerja tim sebagai aspek penting yang bisa mendorong kesuksesan bisnis.

Dalam hal ini, praktik komunikasi kolaboratif diperlukan pada tiap kerangka pembangunan relasional perusahaan.

Keterampilan yang dibutuhkan dalam komunikasi kolaboratif mencakup kemampuan komunikasi interpersonal, strategi komunikasi efektif, pemahaman berbagai perspektif, pengelolaan prioritas, hingga strategi pencapaian tujuan.

Kemampuan kolaborasi bukan sekadar mampu membentuk suasana cair dalam tim, melainkan standar kerja tim yang juga perlu dikembangkan melalui serangkaian pembelajaran dan pelatihan.

Virtual Communication

Teknologi telah mengubah cara berkomunikasi dengan menghilangkan hambatan ruang dan waktu.

Saat ini, mayoritas komunikasi dilakukan secara virtual dengan media pendukung seperti video conference.

Kompleksitas yang melekat pada komunikasi online mengharuskan pekerja untuk menguatkan adaptabilitasnya untuk terhubung secara virtual.

Ada banyak perubahan yang muncul saat komunikasi masuk ke ruang pengaturan virtual.

Waktu bergerak tanpa hambatan, peran bahasa tubuh mulai hilang, pengalaman ‘hadir’ dalam ruang komunikasi jadi rentan terganggu, dan gangguan-gangguan dari lingkungan eksternal akan berdampak signifikan pada proses transmisi informasi.

Di tengah perubahan yang terjadi, penting untuk mempertimbangkan keterampilan apa saja yang perlu dikembangkan dalam praktik terbaik komunikasi virtual.

Berikut langkah yang dapat diambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi virtual:

Siapkan dan Atur Ruang Fisik Kamu Sendiri

Komunikasi virtual membutuhkan persiapan ruang fisik yang memadai, seperti kesesuaian letak kamera, posisi tubuh, dan minimalisasi kebisingan yang dapat mengganggu aktivitas komunikasi.

Tentukan Tujuan dengan Jelas

Tetapkan dengan jelas isu utama yang akan dibahas dan mengapa isu tersebut penting atau relevan bagi para peserta.

Saat diskusi berlangsung, arahkan perhatian untuk kembali ke isu utama setiap kali diskusi mulai mengarah ke luar topik bahasan.

Atur Durasi Singkat

Durasi waktu diskusi virtual cenderung lebih cepat, dan di saat yang sama perhatian peserta cenderung mudah buyar jika dilakukan secara online.

Maka langkah yang bisa dilakukan yaitu mengatur presentasi singkat tanpa mengurangi tujuan yang ingin disampaikan, hindari detail yang tidak perlu, dan usahakan untuk menjaga durasi pertemuan virtual maksimal selama 1 jam.

Sampaikan Value secara Efisien

Terlepas dari kenyamanan melakukan pertemuan virtual, waktu perlu dimanfaatkan sebaik mungkin dengan menempatkan fokus dalam menyampaikan value pada peserta.

Lakukan evaluasi lebih lanjut tentang value yang disampaikan dan apakah informasi tersebut berguna untuk semua yang hadir.

Libatkan Peran Peserta Lain

Untuk menjaga perhatian peserta, usahakan untuk membuka diskusi dengan pertanyaan menarik terkait topik yang akan dibahas.

Ingatlah untuk membuka pertanyaan yang dapat memancing partisipasi.

Tampil sebagai ‘Manusia’

Usahakan untuk terhubung secara sosial, terbuka, jujuran, dan empati dalam ruang pertemuan virtual.

Dalam kondisi sistem kerja vritual yang dinamis ini, lebih baik untuk menguatkan hubungan dibandingkan kritik dan penilaian.

Asah Kemampuan Business Communication Melalui Online Courses

Komunikasi efektif masuk sebagai kemampuan business communication yang bisa diwujudkan dalam berbagai cara, termasuk melalui pembelajaran dan pelatihan online.

Pembelajaran dan pelatihan online sedang meningkat di tengah kebutuhan pengembangan skill pada masa transformasi proses bisnis saat ini.

Jumlah individu yang berinisiatif mencari peluang untuk belajar online meningkat empat kali lipat di tahun 2020—sejak transisi sistem kerja online mulai terjadi.

Penyediaan peluang pembelajaran online dari perusahaan juga meningkat lima kali lipat, melihat keterampilan komunikasi yang baik dapat memelihara pengalaman kerja positif bagi seluruh tim.

Jika kamu tergerak untuk membangun business communication skill demi karier bisnis yang lebih baik, Business and Management Program di bawah Sekolah Bisnis Pacmann dapat membantu.

Business and Management Program Pacmann

Komunikasi dan manajemen merupakan disiplin ilmu yang menjadi dasar elemen bisnis.

Seorang manajer tidak hanya berkutat pada pengendalian bisnis, tetapi juga mengandalkan kemampuan untuk mengkoordinasikan tim, kepemimpinan, hingga yang terpenting, komunikasi.

Business and Management Program dari Pacmann mempersiapkan kamu untuk mengasah kemampuan bisnis dengan kurikulum MBA in Tech layaknya Stanford, Kellogg, Duke, dan INSEAD.

Cukup dengan 5% harga program MBA top dunia, Pacmann menyediakan program lengkap seputar dasar-dasar bisnis, keterampilan manajemen, penelitian, strategi bisnis, dan kepemimpinan berdasarkan kebutuhan industri.

Raih practical skill yang dapat menunjang karier bisnis kamu bersama Business and Management Program Pacmann.