Database 101: Definisi, Fungsi, dan Jenisnya

Database adalah kumpulan data dan informasi yang terstruktur dan terorganisir di satu tempat guna mempermudah akses dan pengelolaan. Database sendiri biasanya disimpan dalam server atau memori penyimpanan lainnya.

Jenis struktur data dalam database yang paling umum adalah dalam bentuk tabel yang terdiri atas baris dan kolom.

Sebuah database biasanya dikelola menggunakan database software atau lebih tepatnya database management system (DBMS).

Database software adalah software yang didesain khusus untuk membuat atau menyusun database, serta menyimpan, mengelola, dan mengekstraksi informasi yang ada di dalamnya.

Tak hanya untuk mengelola database, software ini juga mampu mengatur permission dan access pengguna.

Kegunaan dari sebuah database software mencakup:

• Menyimpan data dalam format yang mudah diakses
• Mem-backup data agar recovery mudah dilakukan jika diperlukan
• Mempermudah presentasi data dalam bentuk yang mudah dipahami
• Membuat laporan berbasis data yang ada dalam database

Selain itu, sebuah database software juga berfungsi memastikan data tersimpan dalam format yang ditentukan, baik itu terstruktur maupun tidak terstruktur.

Berbeda dengan database software yang mengatur penyimpanan dan pengelolaan data dalam database, database management system atau DBMS berfungsi sebagai interface yang menjembatani antara pengguna dengan database.

Dengan DBMS, pengguna mampu membuat, membaca, memperbaharui, hingga menghapus data dalam database.

DBMS berperan dalam mengelola data, database engine, dan skema database sekaligus, sehingga data yang ada dalam database dapat dikelola dan diekstraksi oleh pengguna maupun oleh program lain.

Beberapa contoh dari software DBMS adalah sebagai berikut:

• Oracle Database
• MySQL
• Microsoft SQL Server

Fungsi database

Berikut adalah tujuh fungsi utama dari sebuah database:

Mengakses data

Keberadaan database membuat akses terhadap data jadi jauh lebih mudah, sebab data dan informasi terkumpul dalam satu wadah.

Beberapa pengguna juga mampu mengakses dan mengubah database secara real-time.

Selain itu, dengan database, kamu bisa mencari data spesifik atau menyortirnya sesuai kebutuhan, sehingga akses jadi lebih cepat dan mudah.

Mempermudah input data

Penggunaan database software menawarkan opsi pembuatan form yang mudah digunakan dan terintegrasi langsung dengan database.

Hal ini membantu proses input data jadi lebih mudah.

Pembuatan laporan dan analisis

Banyak program database yang dilengkapi dengan fitur pembuatan laporan. Dengan fitur ini, pengguna bisa memanipulasi data dengan berbagai macam cara.

Pembuatan laporan ini juga mempermudah proses analisis data.

Misalnya, pengguna bisa menarik data dan membuat laporan hanya dari kuartal pertama saja, sehingga analisis perkembangan perusahaan bisa dibuat menjadi grafik per bulan.

Penyaringan data

Mencari segelintir data spesifik dari jutaan data dalam database bukanlah hal yang sulit. Sebab, kamu bisa melakukan sorting dan filtering sehingga kamu bisa mengekstrak data khusus untuk kriteria yang kamu cari.

Menjaga integritas data

Dengan database, data yang kamu simpan dipastikan benar, atau mengandung integritas.

Untuk memastikan adanya integritas data, tiap pertukaran informasi atau transaksi data wajib mengikuti rangkaian aturan yang disebut ACID:

• Atomicity: setiap transaksi data harus berjalan dengan sukses atau tidak sama sekali. Tidak ada skenario partially complete, bahkan ketika sistem mengalami kegagalan sekalipun.
• Consistency: setiap langkah dalam operasional database mengikuti aturan yang memvalidasi dan mencegah corruption.
• Isolation: mencegah tiap transaksi yang dijalankan secara paralel untuk mempengaruhi satu sama lain. Tiap hasil transaksi harus dihasilkan seolah transaksi tersebut berjalan sendiri, meskipun ada beberapa transaksi berbeda yang dijalankan bersamaan.
• Durability: setiap hasil transaksi adalah hasil final yang tidak bisa di-rollback.

Selain itu, data yang ada pada database juga dilengkapi dengan mekanisme untuk backup, distribusi, dan redundansi guna memastikan data tidak rusak maupun hilang.

Data security

Keamanan adalah salah satu fungsi paling penting dari sebuah database.

Berbeda dengan file teks biasa atau spreadsheet yang bisa diakses siapapun, database dapat diatur agar pengguna tertentu hanya bisa mengakses bagian tertentu dalam database, atau bahkan menutup akses total.

Selain itu, privilege pengguna juga bisa diatur sedemikian rupa.

Misalnya, kamu bisa mengatur agar seorang pengguna bisa membaca database, tapi tidak bisa mengubahnya.

Perbedaan database dan spreadsheet

Sebelumnya disebutkan bahwa secara umum database menyimpan data dalam bentuk yang terstruktur, yakni dalam bentuk tabel yang terdiri atas baris dan kolom.

Konsep ini tentunya cukup familiar, karena serupa dengan file Excel atau spreadsheet.

Namun, perlu kamu ketahui bahwa database dan spreadsheet cukup berbeda.

Berikut adalah beberapa perbedaannya:

• Penyimpanan: spreadsheet menyimpan data dalam sebuah sel yang bisa diformat, diedit, dan dimanipulasi dalam rentang sel tersebut. Sedangkan dalam database, sel berisikan record yang berasal dari tabel eksternal.
• Sifat tabel: sebuah dokumen spreadsheet bersifat statis, sedangkan database bersifat relational. Artinya, jika kamu mengubah data dalam tabel, maka perubahan itu akan terjadi pada tiap bagian database yang terhubung dengan data tersebut.
• Jenis data: umumnya, data dalam spreadsheet terdiri atas data teks dan numerik. Sedangkan data dalam database dapat mencakup jenis data apapun, bahkan yang berukuran besar seperti gambar hingga video.
• Penggunaan data: spreadsheet cocok jika kamu ingin mengelola data terbatas dan menggunakan formula. Sedangkan jika kamu ingin membaca data secara parsial atau mengisolasi dataset tertentu untuk dianalisis, maka database adalah pilihan ideal.
• Integritas data: penggunaan spreadsheet cukup fleksibel karena kamu bisa memasukkan data teks maupun numerik ke bagian manapun, namun rentan akan human error. Sedangkan database dilengkapi dengan data validation yang memastikan integritas data terjaga.
• Penarikan data: spreadsheet dilengkapi dengan fitur filtering dan searching yang terbatas, sedangkan database dilengkapi fitur penarikan records menggunakan set parameter yang spesifik.
• Kolaborasi pengguna: spreadsheet bisa di-share dengan mengirim link atau file langsung. Sedangkan database didesain untuk kolaborasi antar beberapa pengguna sekaligus dengan real-time update.

Secara keseluruhan, spreadsheet cukup berguna untuk dataset kecil dan manipulasi data-data yang sifatnya basic, sedangkan database menawarkan fitur yang lebih lengkap dan dukungan untuk dataset yang lebih besar dan kompleks, serta lebih cocok untuk penggunaan multi-users dan penggunaan di tingkat perusahaan atau enterprise.

Jenis-jenis database

Karena banyaknya jenis data dan hadirnya bermacam-macam kebutuhan tugas, maka jenis database pun juga bermacam-macam.

Berikut adalah jenis-jenis database yang umum ditemui:

Centralized database

Sebuah centralized database biasanya beroperasi di satu lokasi saja.

Jenis database ini biasanya digunakan oleh organisasi besar atau universitas.

Databasenya biasanya berada dalam sebuah komputer utama atau sistem database.

Pengguna bisa mengakses database melalui jaringan komputer lain, namun komputer utama lah yang menjalankan dan mengelola databasenya.

Distributed database

Berbanding terbalik dengan centralized database yang lokasi datanya terpusat di satu komputer, distributed database justru tersebar di beberapa device sekaligus.

Penyambungnya adalah lokasi atau jaringan yang sama.

Keuntungan dari database jenis ini adalah kecepatan dan reliabilitas yang lebih tinggi, serta kemudahan dalam ekspansi kapasitas.

Cloud database

Ciri khas dari cloud database adalah dapat diakses secara online, meski datanya disimpan dalam local hard drive maupun local server.

Artinya data bisa diakses dari manapun dan kapanpun selama kamu memiliki koneksi internet.

Commercial database

Commercial database adalah jenis database yang dibuat oleh bisnis komersial. Artinya, pengguna harus membayar untuk menggunakannya.

Open-source database

Kebalikan dari commercial database, open-source database justru ditujukan untuk digunakan secara gratis oleh publik. Pengguna bisa mengunduh database ini tanpa biaya sama sekali.

Pengguna juga bisa mengimplementasikan perubahan apapun yang mereka inginkan pada database jenis ini.

Kekurangannya adalah maintenance dan support yang umumnya dimiliki commercial database.

End-user database

Istilah end-user digunakan di bidang product development dan mengacu pada individu yang menggunakan produk tersebut. Dengan kata lain, end-user database adalah database yang secara khusus digunakan oleh satu individu.

Graph database

Graph database adalah database yang berfokus pada dua hal; yakni data dan hubungan antar data tersebut.

Dalam database ini, hubungan antar data terletak secara langsung di samping masing-masing data.

Oleh karena itu, ketika tujuan utama kamu adalah mencari koneksi antar data, jenis database ini membuat pekerjaanmu lebih cepat dan efisien.

NoSQL database

NoSQL database memiliki struktur yang sama dengan sebuah folder file dalam komputer. Artinya, database ini bisa menampung jenis data apapun, khususnya data-data yang tidak terstruktur.

Tanpa adanya keperluan akan struktur, database ini mampu memproses data dengan kecepatan yang lebih tinggi, dan mempermudah ekspansi ketika dibutuhkan.

Relational database

Relational database adalah jenis database yang banyak ditemui. Kebalikan dari NoSQL database, dalam database jenis ini data ditampilkan dengan terstruktur dalam bentuk tabel.

Tiap data yang ada dalam database ini memiliki hubungan atau relasi dengan data lainnya.

Object-oriented database

Object-oriented database adalah database yang merepresentasikan data sebagai objects dan classes. Objects mengacu pada sebuah aitem, seperti nama atau nomor telepon.

Sedangkan classes adalah kumpulan dari objects.

Operational database

Kelebihan dari operational database adalah fiturnya yang membuat pengguna mampu menambahkan, mengedit, dan menghapus data kapanpun secara real-time.

Sementara database konvensional biasanya bergantung pada sistem batch processing, yakni sistem yang menjalankan sejumlah command sekaligus.

Personal database

Personal database adalah database yang diperuntukkan hanya untuk satu pengguna.

Biasanya database ini tersimpan di komputer pribadi dan hanya terdiri atas beberapa tabel sederhana.

Penggunaannya pun terbatas hanya untuk kebutuhan pribadi, dan tidak untuk kebutuhan bisnis maupun operasional skala besar.

Hierarchical databases

Seperti namanya, database jenis ini memiliki struktur layaknya hierarki, yakni dengan kategorisasi berupa ranks atau level.

Visualisasi data dengan database ini menampilkan data dalam bentuk parent-child relationship, yang artinya satu data (parent) bisa memiliki beberapa data turunan (child).

Network databases

Network database hampir mirip dengan hierarchical database.

Bedanya adalah data turunan (child) bisa menjadi turunan dari dua data (parent) atau lebih.

Manfaat database untuk bisnis

Apapun jenisnya, tiap database tentunya memiliki kegunaan, khususnya untuk berjalannya sebuah bisnis.

Berikut adalah beberapa manfaat database bagi bisnis:

Meningkatkan business growth

Bisnis biasanya mengumpulkan data yang berhubungan dengan proses bisnis itu sendiri, mulai dari perkembangan income, detail pembelian, hingga data konsumen.

Dengan adanya database, bisnis bisa menggunakan informasi yang terkumpul ini untuk menentukan area mana yang perlu ditingkatkan prosesnya, dan mana yang perlu disingkirkan melalui analisis yang mendalam dan berkala.

Dengan demikian, prosedur jadi lebih efisien, begitu juga dengan pemasukkan dan produktivitas yang meningkat.

Mengelola data customer

Database memberi bisnis kemampuan untuk mengelola data konsumen dengan berbagai cara.

Jika dimanfaatkan dengan optimal, bisnis bisa menggunakan data konsumen—mulai dari riwayat pembelian, lokasi tempat tinggal, usia, dan sebagainya—untuk menentukan target konsumen yang lebih akurat dan tentunya meningkatkan penjualan.

Memantau inventory

Untuk bisnis yang bergerak di bidang produk, keberadaan database membuat inventory tracking jadi jauh lebih mudah, efisien, dan real-time.

Bisnis dapat dengan mudah memantau stok barang yang tersedia, mana yang menipis, dan lain-lain.

Menghemat waktu, tenaga, dan sumberdaya

Penyimpanan, pemrosesan, dan penarikan data dengan cara tradisional sangatlah kompleks dan panjang.

Dalam kasus bisnis yang memiliki banyak konsumen, tentunya dibutuhkan efisiensi dan kecepatan dalam akses database.

Dengan sistem database yang mumpuni, bisnis tidak perlu khawatir akan kehilangan data, salah input data, ataupun human error lainnya.

Alhasil, waktu, tenaga, dan sumberdaya yang dihemat bisa dialihfungsikan untuk hal lain yang lebih profitable untuk bisnis.

Penyimpanan data yang lebih besar

Dengan adanya database yang mumpuni, bisnis tidak perlu lagi dipusingkan dengan urusan overcapacity, karena kemampuan database yang mampu menampung data dalam jumlah yang masif.

Sekarang kamu sudah paham apa itu database, fungsi, jenis-jenisnya, hingga manfaatnya untuk bisnis.

Di masa modern seperti saat ini, data adalah segalanya. Tiap langkah dan pengambilan keputusan akan lebih akurat jika berbasis data.

Itulah mengapa database jadi semakin penting.

Data perlu disimpan dengan aman, efektif, dan mudah diakses. Dan semua itu jadi mudah dicapai dengan database.

Belajar lebih banyak tentang database di program Software and Data Engineering Pacmann.

Further reading:

What Is a Database?

Why are databases important to businesses?