Apa Itu Data Integration?

Seiring dengan pergeseran gaya hidup yang kini serba go-digital, data integration menjadi issue utama bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan big data merupakan bagian penting bagi para pelaku bisnis, apa pun jenis usahanya.

Peranannya adalah sebagai denah, patokan, sampai sumber referensi dalam pengambilan keputusan. Bentuk dan kapasitasnya mungkin berbeda, tetapi manfaat data bagi perusahaan tetaplah sama saja.

Pengertian data integration

Bukan hanya untuk kepentingan pemilik saja, ada banyak pihak yang membutuhkan data tersebut. Selain karyawan, ada juga pelanggan, mitra kerja, investor, dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan.

Oleh karena itu, kamu perlu memastikan bahwa data perusahaan harus accessible atau mudah diakses. Lantas, apa hubungannya antara integrasi data dengan kemudahan dalam pengaksesan?

Pengertian data integration adalah suatu proses untuk menggabungkan beberapa data ke dalam suatu sistem yang terpadu. Namanya bisnis, pasti mempunyai banyak data, seperti data pelanggan, stok gudang, bahan baku, supplier, dan lain-lain.

Bayangkan seberapa ribet saat kamu membutuhkan data-data tersebut dalam waktu yang bersamaan. Untuk itulah kamu harus mengintegrasikannya, agar bisa mengakses semua data dari satu tempat saja.

Jenis-jenis integrasi data

Bisa dikatakan, integrasi ini merupakan langkah awal untuk menuju transformasi berbagai informasi agar menjadi data yang lebih kritis dan deskriptif. Dalam penerapannya, ada dua jenis integrasi data, yakni:

EDI (Enterprise Data Integration)

Secara sederhana, EDI merupakan seperangkat instruksi di dalam teknologi yang bisa melakukan manipulasi dua set data ataupun lebih. Hal ini diperlukan, karena perusahaan mempunyai data dengan format yang berbeda-beda.

CDI (Customer Data Integration)

Jika EDI fokus pada laporan perusahaan untuk kepentingan internal, berbeda dengan CDI. Sesuai namanya, integrasi data yang satu ini memiliki tujuan mulia, yakni memuaskan customer atau pelanggan.

Dari sini, kamu bisa mengetahui apa keinginan pelanggan dan seberapa besar antusias mereka terhadap produkmu. Bagaimanapun, keberlangsungan bisnismu sangat bergantung pada kepuasan pelanggan.

Mengapa integrasi data itu penting?

Kedua jenis integrasi data di atas sama-sama memiliki peranan penting di dalam perusahaan, meski ruang lingkupnya berbeda. Mungkin di awal sedikit ribet, tetapi sebanding dengan manfaat yang bisa kamu peroleh, seperti:

Mempunyai data terpusat

Berkat integrasi data, kamu bisa mempunyai suatu database yang andal, lengkap, dan up to date. Begitu ada yang membutuhkan informasi, data langsung tersaji tanpa memakan banyak waktu.

Efisiensi waktu seperti ini sangatlah penting karena rata-rata pelanggan tidak suka menunggu terlalu lama. Selain itu, kinerja karyawan juga bisa lebih maksimal dengan sistem yang responsif.

Memudahkan akses data

Untuk mengintegrasikan berbagai data, kamu membutuhkan suatu sistem yang mampu mengombinasikannya. Sistem inilah yang akan mengubah big data menjadi lebih terstruktur, sehingga memudahkan pihak terkait untuk mengaksesnya.

Meningkatkan kolaborasi lintas divisi

Pada perusahaan besar, setiap tugas mempunyai divisi masing-masing, seperti bagian keuangan, purchasing, dan lainnya. Meski berbeda jobdesk, tetapi semua divisi saling bekerja sama.

Pasalnya tugas mereka saling berkaitan, seperti bagian penjualan yang berhubungan dengan bagian keuangan dan gudang. Oleh karena itu, perlu membuat pusat data agar semua divisi bisa berkolaborasi secara maksimal.

Melindungi data-data penting

Semua data yang terintegrasi, tersimpan dalam suatu sistem terpadu. Dengan begitu, kamu cukup memberikan proteksi terbaik pada satu tempat saja, agar data-data penting perusahaan tetap aman.

Selain mencegah tindak kejahatan, integrasi data juga bisa menekan kemungkinan terjadinya kesalahan kerja.  Sebab, sistem terbaik mempunyai berbagai fitur unggulan untuk memudahkan pengecekan data.

Penghematan biaya

Saat melakukan integrasi pertama kali, kamu memang perlu menyiapkan budget lumayan besar untuk mencari jasa setup terbaik. Namun ingat, integrasi data ini untuk jangka panjang.

Di periode yang akan datang, kamu tidak perlu melakukan setup lagi. Selain itu, kamu juga tidak perlu menggaji banyak karyawan, karena sistemnya sudah terpusat dan lengkap.

Konten tepat sasaran

Untuk meningkatkan penjualan, kini para pebisnis mulai melirik media online sebagai sarana promosi. Bukan hanya perusahaan besar, Databoks juga mencatat para pelaku UMKM mulai banyak yang menggunakan teknologi digital untuk pemasaran.

Adapun kunci keberhasilan promosi via media online menjadi strategi yang digunakan UMKM karena keakuratan mencari customer yang tepat sasaran. Integrasi data akan menyajikan informasi customer secara lebih mendalam sehingga strategi pemasaran yang akan digunakan dapat lebih presisi dan akurat.

Implementasi data integration di berbagai bidang

Merujuk beragam manfaat di atas, bisa disimpulkan bahwa integrasi data adalah sistem yang esensial bagi perusahaan.

Hanya saja, setiap jenis usaha mungkin membutuhkan formula dan tools yang berbeda. Coba perhatikan beberapa contoh integrasi data dalam berbagai bidang berikut.

Retail

Toko yang beroperasi secara online dan offline berurusan dengan banyak data. Performa pelacakan bergantung pada semua data yang berada pada satu lokasi terlepas dari retail atau karyawan mana yang memasukkan datanya.

Misalnya, jika ingin melihat berapa banyak pelanggan yang membeli produk dan data tidak terintegrasi, karyawan harus menemukan jumlah pesanan tiap outlet secara manual, melacak tanggalnya, dan bahkan mungkin menemukan jumlah pengembalian. Ini bisa memakan waktu dan akan memperlambat alur kerja karyawan.

Integrasi data di retail digunakan untuk mengelola inventaris, jam kerja karyawan, pelacakan penjualan, dan metrik penting lainnya di semua saluran dan outlet retail.

Bidang industri

Pada bidang industri, ada banyak sekali pihak yang terlibat. Contoh sederhananya adalah pabrik semen. Produknya memang hanya satu macam, yakni semen, namun alur operasional perusahaan sama kompleksnya dengan pabrik lainnya.

Ada staf kantor, gudang, operator, sales, supplier bahan baku, distributor, daftar pelanggan, dan lain-lain.

Misalnya, fokus utama pabrik semen ini adalah quality control. Jika pabrik ini cenderung mengambil pendekatan top-down untuk quality control, kemungkinan banyak terjadi human error yang terjadi mengingat banyaknya karyawan yang terlibat.

Oleh karena itu, pabrik ini perlu solusi integrasi data yang berfokus pada quality control, yang memungkinkan perusahaan mengumpulkan data yang berpotensi salah ke sistem terpisah untuk memeriksa proses dan kualitas lebih lanjut.

Berkat data yang sudah terintegrasi, operasional pabrik tetap bisa berjalan lancar meskipun ada banyak data.

Smart city

Berbicara soal smart city, memang tidak terlepas dari teknologi Artificial Intelligence yang memanfaatkan big data untuk tata kelolanya. Salah satu implementasi integrasi data pada smart city ialah teknologi yang mampu mengontrol arus lalu lintas.

Cara penerapannya ialah membuat lalu lintas holistic dengan cara mengintegrasikan kendaraan yang lalu-lalang. Dari sini, pihak pengelola akan mengetahui kondisi lalu lintas di daerah tersebut secara real-time.

Jika terjadi kecelakaan atau ada acara khusus, pihak pengelola bisa langsung membuat rekayasa lalu-lintas, sehingga tidak terjadi kemacetan. Hal kecil seperti ini terbukti mampu meningkatkan kenyamanan para pengguna jalan.

Pendidikan

Dunia pendidikan juga turut mengambil bagian dalam pemanfaatan integrasi data. Misalnya, menyimpan data siswa. Cukup dengan mengakses nomor NISN melalui online, kamu bisa mengetahui berbagai informasi.

Selain itu, integrasi data juga memudahkan para guru untuk membuat laporan pencapaian pembelajaran. Dulu, pihak sekolah harus mendistribusikan laporan tersebut secara manual, namun sekarang cukup mengaksesnya secara online.

Kesehatan

Bidang kesehatan seperti rumah sakit juga memanfaatkan data integration services untuk berbagai keperluan, salah satunya data pasien. Sebelum ada tindak medis, pasien harus melakukan registrasi terlebih dahulu.

Di sini, pihak medis akan mengetahui keluhan, gejala, sampai riwayat penyakit pasien. Informasi ini sangat penting, karena menjadi dasar penanganan tim medis terhadap pasien.

Pemerintahan

Data integration ini kini diimplementasikan untuk mengurus dokumen menjadi lebih praktis dan simpel. Kemudahan ini salah satunya berkat integrasi data yang sudah terpusat sehingga masyarakat tidak perlu mondar-mandir untuk mengurus dokumen.

Misalnya, untuk mengurus KTP baru (pindah alamat), sekarang cukup datang ke Dukcapil wilayah setempat. Datamu akan langsung berubah, baik di tempat lama maupun baru.

Bidang keuangan

Penipuan (fraud) adalah masalah besar dan berkembang di bidang keuangan. Bank dan institusi lain dapat mengidentifikasi, menghilangkan, dan mencegah kejadian penipuan, asalkan semua data mereka terintegrasi.

Setelah itu, AI dapat melakukan data mining untuk cek anomali dan outlier. Biasanya digunakan untuk melihat adanya penipuan sebelum pelanggan melakukan transaksi. Namun, jika data masih terkotak-kotak atau terfragmentasi, intervensi dini semacam itu tidak mungkin dilakukan.

Marketing

Upaya marketing berorientasi pada detail. Jika setiap aspek tidak disesuaikan dengan baik, pesan tidak akan sampai ke audiens yang tepat pada waktu yang diinginkan.

Informasi tentang ribuan atau kemungkinan jutaan konsumen dapat dengan mudah menjadi tidak terkelola. Hal ini menyebabkan pemborosan anggaran marketing dan hasil kampanye yang mengecewakan. Mengintegrasikan data adalah satu-satunya cara untuk membuatnya tetap teratur, akurat, dan terkini.

Telekomunikasi

Layanan pelanggan (customer service) yang berkualitas sangat penting dalam telekomunikasi tetapi sulit dipertahankan karena upayanya yang sangat besar.

Mengintegrasikan data dari sebanyak mungkin sumber memberikan pandangan 360 derajat tentang hubungan perusahaan-klien. Masalah yang menyebabkan penurunan performa customer service yang buruk dapat diidentifikasi dan diperbaiki. Akhirnya, dengan data yang cukup, perusahaan dapat memperlakukan setiap pelanggan lebih baik.

Melihat betapa pentingnya integrasi data dalam berbagai lini kehidupan, tidak ada salahnya jika kamu mulai mempelajari hal tersebut. Tak harus pengusaha, karena Pacmann menyediakan kelas yang sangat fleksibel.

Di sini, siapa pun bisa belajar tentang data integration dan ilmu teknologi lainnya, meskipun hanya seorang ibu rumah tangga. Kini, giliranmu untuk meningkatkan skill dan mencetak kesuksesan.

Further reading:

What is Data Integration?

Data Integration Tools and its Benefits | Ultimate Guide