Business Process: Definisi, Manfaat, dan Cara Membangunnya

Apa itu business process?

Business process adalah sekumpulan aktivitas atau pekerjaan yang memiliki keterkaitan satu sama lain dan bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Suatu business process harus memiliki tujuan yang terarah, jelas, dan selalu konsisten dalam pengerjaan serta hasilnya.

Berikut ini adalah beberapa hal yang membedakan antara business process dengan beberapa aktivitas lainnya:

• Bersifat berulang-ulang
• Tidak kaku dan fleksibel
• Dapat diukur
• Spesifik dan memiliki awal dan akhir

Manfaat membuat business process documentation

Business process tentunya mempunyai manfaat. Berikut ini adalah beberapa manfaat business process, yaitu:

• Menghasilkan hasil pekerjaan yang konsisten dan berkualitas
• Membantu identifikasi pekerjaan yang seharusnya dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan
• Sumberdaya yang dibutuhkan dalam menjalankan business process tersebut akan lebih akurat
• Pekerjaan yang berulang ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya error
• Terjadinya continuous improvement
• Efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan pada setiap step yang dilakukan
• Mitigasi inefisiensi ataupun bottleneck sehingga dan meningkatkan performa pekerjaan
• Memungkinkan pengembangan dari segi teknologi dan mengotomatisasi pekerjaan

Tipe-tipe business process

Business process dapat dikategorikan menjadi berbagai macam kategori, ada 3 kategori yang paling umum untuk business process, yaitu:

Operational process

Operational process berhadapan langsung dengan core dari bisnis yang bertujuan untuk mendapatkan revenue.

Ada beberapa contoh dari operational process:

• Memproses pesanan customer
• Memproses pembayaran

Management process

Seperti namanya, management process adalah sebuah proses yang mengendalikan (managing) operasional dari sebuah sistem.

Proses ini melakukan pengukuran, monitoring dan mengontrol aktivitas yang berhubungan dengan business procedures.

Ada beberapa contoh dari management process:

• Internal communications
• Strategic planning
• Budgeting

Supporting process

Merupakan pendukung proses inti, contohnya adalah pekerjaan back office yang memproses data masuk dan memberikan output sehingga menjaga bisnis utamanya tetap berjalan.

Perbedaan antara operational process dan supporting process adalah supporting process tidak secara langsung memberikan nilai kepada customer.

Ada beberapa contoh dari supporting process:

• Akuntan
• Tim sumber daya manusia

Langkah-langkah dalam membangun business process

Untuk membangun business process, tentunya ada beberapa langkah yang harus dilalui agar efektif dan efisien.

Berikut langkah-langkah dalam membangun business process:

Review business process yang sedang berjalan saat ini

Cobalah cari hal-hal yang dirasa redundan dan kurang memiliki nilai lebih dalam pengerjaannya.

Stakeholders dapat mencoba menjalankan aktivitas tersebut untuk beberapa saat dan dapat memberikan masukan atas apa yang seharusnya bisa diimprovisasi.

Para stakeholder dapat juga melihat beberapa aktivitas yang dapat dilakukan secara otomatis, digantikan, atau mungkin dieliminasi.

Pahami tujuan dibuatnya business process

Penting untuk mengetahui tujuan dibuatnya business process tersebut.

Perusahaan harus mengetahui tujuan dari sebuah business process dan mulai mengembangkan cara-cara yang dapat dilakukan atau subprocess sehingga dapat mencapai tujuan tersebut.

Buat list aktivitas yang berjalan

Buatlah list aktivitas yang sedang berjalan, tentukan aktivitas yang terlihat tidak efisien dan tentukan aktivitas yang dapat diganti dengan automasi.

Buat process map

Membuat peta proses merupakan hal yang penting setelah mengetahui aktivitas apa saja yang harus dilakukan. Dari process map ini, selanjutnya akan diturunkan menjadi rencana.

Tentukan siapa yang menjalankan aktivitas tersebut atau department mana yang harus bertanggung jawab dalam satu aktivitas. Tentukan juga aktivitas mana yang dapat dilakukan secara berurutan ataupun yang dapat dilakukan secara bersamaan.

Hasilnya dapat berupa sebuah timeline dan biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah aktivitas hingga akhir dari business process tersebut.

Menentukan PIC

Setelah menentukan dan memetakan proses yang harus dilakukan, anda harus menentukan siapa yang mengerjakan aktivitas yang telah dipetakan.

Beberapa pekerjaan mungkin akan terlihat mudah untuk dilakukan siapa saja, tetapi akan ada beberapa pekerjaan yang mengharuskan orang yang kompeten untuk menyelesaikannya.

Jika ada pekerjaan yang dapat digantikan oleh mesin, tetap tunjuk seseorang untuk memantau dan mengoperasikan pergerakan mesin tersebut.

Lakukan testing

Lakukan test setelah semua aktivitas sebelumnya dikerjakan. Hasil dari proses tersebut haruslah menghasilkan output yang selalu sukses dan selalu sama karena akan diulang-ulang.

Test yang baik akan membantu anda menemukan error atau bug bahkan hal-hal yang mungkin tidak perlu ada.

Business process yang bagus adalah business process yang dapat memberikan nilai tambah.

Kesuksesan dari business process haruslah dapat terukur, jika tidak maka pekerjaan yang dilakukan bisa jadi tidak efektif, tidak efisien, atau bahkan sia-sia.

Kumpulkan feedback untuk improvisasi

Kumpulkan feedback untuk proses penyempurnaan berkelanjutan.

Kunci dari proses yang berjalan sangat baik secara terus menerus adalah dengan melakukan penyempurnaan berdasarkan feedback dan juga melakukan improvement secara terus.

Business process modeling

Business process modeling adalah sebuah cara yang simple untuk memahami dan mengoptimasi workflow dengan cara membuat representasi visual yang berbasiskan dari data dari business process dan sub process nya.

Business process modeling membantu perusahaan untuk melakukan beberapa hal berikut:

Mengakses dan mengutilisasi quantitative process data

Dengan adanya ini, tim dapat melakukan diskusi berdasarkan data yang tersedia tidak hanya secara kualitatif.

Keputusan yang mereka ambil juga dapat terhindar dari kesalah pahaman, asumsi, ataupun pengetahuan yang tidak menyeluruh.

Menjaga operational cost tetap murah

Business process model memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi peluang untuk mengoptimasi business process yang sudah berjalan.

Further reading:

What is Business Process Modelling?

Definition: Business Process