Pentingnya Business Intelligence (BI) Dashboard untuk Pengambilan Keputusan Bisnis

Budaya data-driven terbukti mampu mendongkrak performa bisnis di era digital seperti sekarang ini. Masalahnya, masih banyak perusahaan yang kesulitan mentransformasi data menjadi actionable insight.

Untuk ini, diperlukan sebuah tools yang mampu memudahkan proses interpretasi data menjadi sebuah keputusan bisnis yang akurat, efektif, dan efisien. Sebab, berurusan dengan ribuan angka dalam tabel tentunya memusingkan.

Solusinya adalah Business Intelligence (BI) dashboard. 

Buat yang belum tau, Business Intelligence itu peranan utamanya memberikan insight mengenai kondisi perusahaan dan memberikan clear vision bagi stakeholder terkait.

Salah satunya dengan membuat Dashboard bagi stakeholders terkait. pic.twitter.com/YpsyGkTDTa

— Pacmann Media (@pacmannai) June 12, 2023

Artikel ini akan membahas apa itu BI dashboard, dan bagaimana tool satu ini mampu menyokong pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik serta bagaimana penerapannya yang ideal. Silahkan disimak.

Apa itu BI dashboard?

Business Intelligence (BI) dashboard adalah sebuah tool analisis berbasis data dari berbagai sumber yang ditampilkan dalam satu layar.

Dengan BI dashboard yang dilengkapi visualisasi data yang interaktif, pemangku keputusan bisnis mampu memantau metrik performa serta mengoptimalkan operasional guna mencapai target bisnis.

Tak hanya interaktif, data yang ditampilkan dalam BI dashboard juga ditarik dari berbagai sumber secara real-time.

Dengan fitur-fitur ini, ditambah dengan elemen visual yang bagus, BI dashboard memudahkan pengguna untuk menginterpretasikan data dalam waktu yang singkat, dan kemudian menentukan langkah strategis berdasarkan data tersebut.

Umumnya sebuah BI dashboard tidak memiliki bentuk yang pasti. Sebab tampilan dan konten dari BI dashboard dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, yakni dengan menampilkan metrik yang relevan saja.

Manfaat menggunakan BI dashboard

Berikut adalah beberapa manfaat dari menggunakan BI dashboard untuk bisnis:

• Mengidentifikasi tren berdasarkan aktivitas bisnis
• Menyediakan insight secara real-time yang relevan dan efisien
• Keakuratan data berkat akses real-time
• Visualisasi data yang interaktif
• Mudah digunakan oleh tiap lapisan jabatan di perusahaan
• Mempercepat komunikasi dan koordinasi antar tim berkat tampilan data yang terpusat
• Bisa diakses dengan mudah kapanpun dan dimanapun
• Fleksibel dan bisa disesuaikan berdasarkan kebutuhan bisnis

Mengapa BI dashboard penting untuk pengambilan keputusan bisnis?

Sebelum hadirnya BI dashboard, proses pengambilan keputusan bisnis dilakukan melalui rapat yang panjang, tumpukan spreadsheet, pengecekan puluhan email, dan corat-coret di papan tulis.

Sekarang, bisnis bisa menghemat waktu dan mengambil keputusan yang lebih akurat lewat data yang dihadirkan oleh BI dashboard.

Bayangkan BI dashboard layaknya dashboard pada mobil kamu—tiap panel memiliki informasi yang jelas, mulai dari kecepatan, rpm pada mesin, suhu mesin, hingga indikator bensin.

Berkat informasi-informasi ini, kamu bisa menentukan kapan harus mengganti gigi, kapan perlu mengisi bensin, hingga kapan harus mampir ke bengkel.

BI dashboard mempunyai fungsi yang sama. Berdasarkan informasi yang ditampilkan, kamu bisa menentukan langkah apa yang perlu dilakukan untuk bisnis.

Dengan BI dashboard, data ditampilkan dalam bentuk yang mudah dipahami, seperti grafik, kategorisasi warna, icon, ataupun pie chart.

Ditambah lagi, semua data yang ditampilkan merupakan hasil dari penarikan data secara real-time.

Hasilnya, kamu bisa lebih fokus dan lebih cepat memantau perkembangan data, naik-turunnya performa, hingga mengidentifikasi anomali.

Jenis-jenis dashboard

Dashboard dapat dibagi menjadi tiga jenis berdasarkan tujuannya penggunaannya, yakni operational dashboard, analytical dashboard, dan strategic dashboard.

Operational dashboard

Operational dashboard menyediakan insight-insight penting terkait proses bisnis serta performa dan aktivitas tim maupun individu dalam perusahaan.

Dashboard jenis ini kerap digunakan oleh para eksekutif atau pimpinan perusahaan untuk memantau perkembangan bisnis.

Oleh karena itu, operational dashboard wajib menyediakan data secara real-time karena dashboard ini bisa diakses beberapa kali dalam sehari.

Operational dashboard juga kerap digunakan sebagai tool untuk memantau progress menuju target tertentu.

Analytical dashboard

Analytical dashboard biasanya digunakan untuk menampilkan in-depth insight, misalnya seperti revenue growth atau profit margins.

Ciri khas dari analytical dashboard adalah hadirnya historical trends. Dengan demikian, pengguna bisa mendapatkan perbandingan metrik maupun analisis terhadap KPI berbasis tren dari periode tertentu.

Oleh karena itu, pengguna bisa menentukan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis dari tren yang ditampilkan.

Kendati demikian, proses interaksi dengan dashboard jenis ini kerap menuntut keahlian khusus, terutama terkait pemahaman bisnis dan industri yang dijalani.

Strategic dashboard

Strategic dashboard biasanya digunakan oleh pemilik bisnis atau pimpinan perusahaan guna memantau status dari KPI perusahaan serta sebagai overview ringkas dari kondisi terkini perusahaan.

Dashboard jenis ini merupakan tool yang ideal untuk memantau berbagai KPI, mulai dari pengeluaran total, revenue, CAC, dan metrik-metrik vital lainnya.

Penerapan BI dashboard untuk pengambilan keputusan bisnis yang ideal

Agar keputusan bisnis yang diambil berbasis data dari BI dashboard bisa menjadi seakurat dan seoptimal mungkin, ada beberapa langkah yang perlu kamu terapkan.

Berdasarkan paparan dari DataPine, kami merangkumnya menjadi beberapa metode dan teknik dalam penerapan BI dashboard agar kamu mendapat business value se-optimal mungkin.

Identifikasi kebutuhan pelaporan

Tahapan paling awal dan paling penting dalam menyusun sebuah BI dashboard adalah memetakan kebutuhanmu.

Pertama-tama, sortir dulu siapa saja yang akan terlibat dalam penggunaan BI dashboard ini, misalnya para stakeholder, pengambil keputusan, hingga para end-user. Kemudian petakan apa saja laporan yang mereka butuhkan.

Dengan begitu, kamu akan lebih mudah memilih KPI, progress, dan aspek bisnis apa saja yang ingin ditampilkan.

Pilihlah data-data yang mampu merepresentasikan kondisi bisnis dengan sempurna serta mampu mengukur perkembangan menuju gol yang dituju.

Pahami dashboard-mu

Untuk memudahkan proses, banyak perusahaan menggunakan business intelligence tools yang sudah ada. Namun, sebelum memilih tools, kamu wajib tahu lebih dulu jenis dashboard apa yang kamu butuhkan.

Seperti sudah disebutkan di atas, kamu bisa memilih antara tiga jenis, yakni:

• Operational dashboard
• Analytical dashboard
• Strategic dashboard

Tentukan sumber data

Berikutnya, tentukan informasi apa saja yang ingin kamu tampilkan. Lebih tepatnya, kamu perlu menentukan data apa yang relevan untuk kebutuhan analisis dan tujuan perusahaan.

Dengan perkembangan BI tools, kapasitas jumlah sumber data internal maupun eksternal yang bisa kamu hubungkan semakin besar.

Namun demikian, justru semakin penting untuk memilah sumber data yang penting saja, sebab pengumpulan data yang tidak digunakan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.

Hindari dashboard yang terlalu penuh

Sebuah BI dashboard yang ideal sebaiknya mengikuti aturan 5-detik, yang artinya pengguna harus mampu memahami informasi relevan yang tersedia pada dashboard dalam waktu 5 detik. 

Hal ini tidak akan bisa terwujud apabila dashboard tidak tertata dengan rapi, atau bahkan terlalu penuh dengan informasi.

Informasi yang terlalu padat malah akan memberikan kesan pada pengguna bahwa informasinya lebih kompleks dari yang sebenarnya.

Desain yang jelas dan mudah dipahami

Elemen visual yang rapi dan jelas akan lebih memudahkan pengguna untuk menyerap informasi yang tertera pada BI dashboard.

Desain yang bagus bukan diterapkan melalui elemen visual yang kaya warna maupun desain yang futuristik, melainkan pada beberapa elemen berikut ini:

• Deretan tata letak data yang konsisten
• Porsi white space yang seimbang
• Kontras warna background, font, dan elemen visual lainnya

Pilih visualisasi data yang tepat

Faktanya, otak manusia lebih efisien menyerap informasi dalam bentuk visual daripada teks belaka.

Oleh karena itu, visualisasi data menjadi elemen yang vital dalam BI dashboard. Kamu perlu memastikan metode visualisasi data yang kamu gunakan untuk setiap porsi informasi dapat merepresentasikan data tersebut dengan baik.

Untuk menentukan teknik visualisasi data seperti apa yang tepat, bisa kamu baca di sini.

Buat dashboard yang interaktif

User experience juga merupakan hal yang patut dipertimbangkan dalam penyusunan BI dashboard. 

Untuk memastikan user experience yang baik, dashboard kamu harus memiliki elemen interaktif, bukan sekadar informasi statis.

Biasanya penerapan elemen interaktif pada BI dashboard dilakukan dengan menyediakan berbagai navigation filter, seperti berikut:

• Click-to-filter: pengguna bisa mengklik satu grafik, kemudian keseluruhan dashboard akan di-filter berdasarkan grafik tersebut. Contohnya, jika kamu mengklik salah satu grafik untuk bulan Mei, maka semua informasi di dashboard akan menampilkan data hanya untuk bulan Mei.
• Drill down: filter ini berfungsi memvisualisasikan data yang lebih spesifik dari sebuah data hierarkis. Contohnya, jika kamu mengklik grafik untuk sebuah negara, dashboard akan lanjut menunjukkan semua kota di negara tersebut. Dan jika kamu mengklik satu kota, maka dashboard akan lanjut menunjukkan semua kecamatan di kota tersebut, dst.
• Drill through: fungsi filter ini sama dengan drill down, tetapi alih-alih merubah data menjadi lebih spesifik, informasi yang baru akan muncul dalam bentuk pop-up.

Lengkapi konteks data

Visualisasi data yang enak dipandang akan percuma tanpa adanya konteks data.

Misalnya, jika kamu menampilkan total pendapatan, kamu juga harus memberi keterangan angka total tersebut merupakan akumulasi dari bulan apa? Setahun terakhir? Sebulan terakhir?

Contoh lainnya, kamu juga perlu memberi keterangan mata uang ketika bicara angka finansial. Apakah angka tersebut dalam Rupiah? Atau Dollar Amerika?

Pastikan BI dashboard bisa dipahami oleh semua orang yang ingin mengaksesnya dengan adanya konteks pada setiap data.

Sekarang kamu sudah tahu bagaimana sebuah BI dashboard mampu membantu proses pengambilan keputusan dalam bisnis, serta bagaimana penerapan idealnya.

Pacmann juga pernah menulis tentang rekomendasi akun YouTube untuk belajar business intelligence. Ini bisa jadi bahan belajar tambahan buat kamu.

Kalau kamu ingin lebih memahami business intelligence secara mendalam, Pacmann punya solusinya.

Kamu bisa mempelajari ilmu-ilmu fundamental business intelligence sampai advanced untuk mengolah data dan melakukan eksperimen untuk menemukan keputusan bisnis paling optimal di Job Preparation Program Pacmann.

Further reading:

BI Dashboard Best Practices

How Can a Custom Business Dashboard Accelerate Your Decision-Making Process in 2023?

Why Are Dashboards So Important for Your Business?

Business Intelligence Helps in Strategic Decision Making