Pengertian dan Alasan Mengapa Komunikasi Bisnis Penting

Komunikasi adalah pertukaran gagasan dan informasi antar dua orang atau lebih.

Dalam lingkup bisnis, komunikasi yang dilakukan baik secara verbal maupun non-verbal ini tujuan dilakukan sesuai dengan kepentingan bisnis pelaku komunikasi tersebut.

Pengertian komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis seperti dilansir dari Nextiva, merupakan proses berbagi informasi baik di dalam maupun orang-orang di luar perusahaan untuk mencapai satu tujuan yang sama.

Kunci kesuksesan suatu perusahaan ada pada komunikasi bisnis yang efektif.

Maka dari itu sangat penting dalam melatih keterampilan komunikasi khususnya di bidang bisnis bagi perkembangan perusahaan.

Manfaat penerapan komunikasi bisnis

Memaksimalkan kinerja tim

Phil Simon dalam bukunya Message Not Received mengatakan, setidaknya ada 120 sampai 150 surel yang diterima oleh setiap orang dalam sehari.

Tentunya hal tersebut dapat mengganggu, terlebih jika terdapat isi pesan yang sangat penting sehingga tak dipungkiri akan ada yang terlewatkan.

Tetapi hal tersebut dapat diatasi dengan hadirnya komunikasi bisnis dengan menciptakan ruang, ide, dan pemikiran baru, misalnya perusahaan membentuk tim khusus untuk menangani masalah tersebut agar pesan-pesan penting dapat ter-filter dengan baik.

Meminimalkan misinformasi antar pegawai

Tak dipungkiri bahwa antar pegawai dalam perusahaan kerap kesulitan mendapatkan informasi baik secara horizontal mau pun vertikal ini biasanya disebut dengan silos.

Tentunya hal tersebut dapat menghambat perkembangan perusahaan.

Dengan hadirnya komunikasi bisnislah tentunya mampu meminimalkan dan menghindari hal tersebut.

Menghindari pengurangan karyawan

Kehilangan karyawan merupakan hal buruk bagi perusahaan sebab bisa memberikan kerugian yang cukup besar.

Tetapi dengan membangun komunikasi bisnis yang baik dan efektif pada karyawan memungkinkan adanya peningkatan kinerja dan perkembangan perusahaan.

Seberapa penting komunikasi bisnis?

Komunikator yang baik akan sangat penting untuk margin keuntungan dan reputasi bisnis.

Perusahaan dengan karyawan yang berkomunikasi dengan baik dan memahami visi misi perusahaan tentunya dapat membantu kesuksesan perusahaan.

Berikut ini berbagai cara dalam menggunakan keterampilan komunikasi efektif yang mampu menguntungkan bisnis juga karyawannya:

Membangun kerjasama yang lebih baik

Komunikasi efektif antar karyawan dapat membangun suasana positif untuk perkembangan tim.

Dengan begitu kerjasama tim yang lebih baik dapat lebih terpacu dan tidak membuat stres karena bisa dengan mudah menemukan solusi ketika menemui suatu kendala.

Mencegah konflik

Komunikator yang baik tentunya mendengarkan secara utuh untuk memahami suatu situasi dan menemukan solusi tanpa menjadi defensi dengan tepat.

Komunikasi yang efektif seperti itu tentu dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman dan konflik.

Meningkatkan pelayanan pelanggan

Komunikasi yang andal dan positif dengan pelanggan merupakan hal yang krusial untuk mempertahankan dan mengembangkan reputasi bisnis.

Berkomunikasi yang baik dengan pelanggan mengenai sesuatu yang dibutuhkan dan diinginkan pelanggan mampu meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

Mencapai tujuan dan kesuksesan

Kesuksesan suatu bisnis terpacu pada tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang harus jelas juga ringkas.

Karyawan yang memahami visi misi perusahaan akan menjadi lebih fokus terhadap pekerjaannya.

Hal ini juga akan mendorong karyawan untuk lebih termotivasi pentingnya peran mereka dalam kesuksesan perusahaan.

Kreatif dan inovatif

Kepercayaan yang terbangun dari komunikasi yang efektif biasanya dapat membantu karyawan untuk lebih terbuka untuk berbagi ide serta menginspirasi kreativitas satu sama lain.

Komunikator yang efektif memungkinkan terciptanya solusi yang kreatif sehingga pendekatan dengan audiens dapat terjalin lebih unik untuk meningkatkan kepuasan bisnis.

Membangun prospek karir

Menjalin dan menjaga komunikasi yang baik serta efektif tak cuma meningkatkan reputasi perusahaan.

Namun, prospek karir kamu untuk mendapatkan promosi pada posisi yang lebih tinggi di perusahaan.

Tujuan komunikasi bisnis

Mengurangi kesalahpahaman

Akar permasalahan di perusahaan kerap dijumpai pada adanya miskomunikasi.

Maka dari itu agar terhindar dari kesalahpahaman informasi, penting sekali untuk menggunakan komunikasi bisnis dan alat komunikasi yang tepat.

Meningkatkan kinerja karyawan

Komunikasi bisnis yang efektif dalam perusahaan akan turut serta dalam membantu meningkatkan produktivitas para karyawan.

Sebab tentunya setiap karyawan akan membutuhkan bantuan satu sama lain.

Mengurangi turnover karyawan

Pergantian karyawan atau turnover umumnya memiliki lingkungan kerja dengan tingkat kepuasan karyawan yang rendah karena kurang nyaman.

Hal ini dapat terjadi salah satunya karena terlalu banyak informasi yang kurang jelas dari perusahaan.

Dengan begitu apabila perusahaan memiliki komunikasi bisnis yang efektif, tentunya turnover dapat dihindari.

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Komunikasi bisnis yang baik tak cuma berdampak baik pada hubungan internal perusahaan.

Tentunya hal tersebut juga akan berpengaruh baik pada kepuasan pelanggan.

Jenis-jenis komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis sejatinya terbagi menjadi dua jenis yakni internal antar pegawai dalam perusahaan dan eksternal komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar.

Komunikasi internal

Komunikasi internal meliputi tiga hal di antaranya:

Komunikasi ke atas (upward communication)

Komunikasi ini terjalin dari bawahan kepada atasan misalnya manajer atau hierarki dalam perusahaan.

Komunikasi ke bawah (downward communication)

Komunikasi ke bawah/manajerial, komunikasi yang disampaikan dari atasan kepada bawahannya.

Komunikasi lateral/teknis

Komunikasi lateral/teknis, merupakan komunikasi internal yang terjalin sesama karyawan dalam satu atau luar departemen.

Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal merangkap informasi apapun di luar perusahaan.

Komunikasi jenis ini melibatkan yang berurusan dengan pelanggan, vendor, investor, atau apapun yang bisa mempengaruhi bisnismu.

Dalam komunikasi bisnis sejatinya bisa dilihat dari empat jenis spektrum, di antaranya:

Mendapatkan instruksi

Mendapatkan dan menerima instruksi baik ke atas maupun ke bawah. Komunikasi yang satu ini akan lebih efektif apabila dilakukan oleh satu orang ke orang lain.

Melakukan diskusi

Melakukan diskusi dan berbagi informasi termasuk ketika rapat sedang berlangsung agar tujuan yang diharapkan dapat dilakukan dengan benar.

Khususnya dalam memecahkan suatu permasalahan dengan pemikiran yang kritis.

Memberikan feedback

Memberikan feedback-koreksi dan saran khususnya bagi Anda yang menduduki posisi tinggi. Hal ini bertujuan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih baik dan sesuai.

Di sini, komunikasi non-verbal sangat berpengaruh.

Public relationship

Public relation atau humas menjadi bagian penting dalam strategi komunikasi bisnis yang sangat berpengaruh di perusahaan.

Teknik komunikasi bisnis

Berikut beberapa teknik yang bisa kamu gunakan ketika akan menjalin komunikasi bisnis yang efektif.

Verbal

Ketika menggunakan teknik ini gunakan suara yang baik dengan pelafalan kata yang jelas dan percaya diri.

Aktif dalam mendengarkan dan hindari kutipan-kutipan serta bila perlu jargon perusahaan.

Non-verbal

Bangun kepercayaan diri dengan baik salah satunya dengan mengontrol emosi yang kamu rasakan agar tidak merusak suasana.

Visual

Guna mendukung komunikasi yang akan dibangun lebih bernilai, tak ada salahnya untuk menggunakan visual yang sudah kamu pertimbangkan dengan audiensmu.

Hal ini dapat membantu audiens untuk lebih mudah paham dan mengerti.

Tertulis

Ketika melakukan komunikasi bisnis secara tertulis, selalu luangkan waktu untuk memeriksakan kembali tulisan tersebut.

Buatlah menjadi sederhana yang efektif dan jangan hanya mengandalkan sebuah kata-kata semata.

Further reading:

The Importance of Business Communication: 6 Reasons Why